มาตรฐานการเขียนเอกสารปฏิบัติการแบบ Human-first
แผนก
ครีเอทีฟ
สารบัญ
วัตถุประสงค์
เอกสารนี้นิยามวิธีการที่ Kiluth เขียนเอกสารปฏิบัติการเพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม ง่ายต่อการบำรุงรักษา และปลอดภัยต่อการดำเนินการ
ผลลัพธ์ เพื่อนร่วมทีมใหม่สามารถดำเนินกระบวนการได้อย่างถูกต้องภายใต้ความกดดันด้านเวลา และองค์กรสามารถแก้ไขความขัดแย้งโดยใช้ข้อเท็จจริงและลิงก์
ขอบเขต
มาตรฐานนี้ใช้กับเอกสารปฏิบัติการทางการทั้งหมดของ Kiluth ทุกแผนก (Technology, Marketing, Finance, Legal, Delivery, Creative, HR, Account Management)
รวมถึง 1 น้ำเสียงและสไตล์การเขียน 2 กฎโครงสร้างและรูปแบบขั้นต่ำ 3 วิธีเขียนจุดตรวจสอบ / จุดตัดสินใจและการส่งมอบงาน
โมเดลการดำเนินงาน
โมเดลการดำเนินงาน 1 Asana เป็นระบบบันทึก สำหรับการติดตามงาน การอนุมัติ และการส่งมอบงาน2 ใช้จุดตรวจสอบและจุดตัดสินใจ : ไม่ดำเนินการต่อจนกว่าขั้นตอนก่อนหน้าจะ “เสร็จ” และการแยกทางมีความชัดเจน3 ลำดับการส่งมอบงาน : ฝ่ายต้นน้ำกำหนดสิ่งส่งมอบ/เกณฑ์การออก; ฝ่ายปลายน้ำกำหนดการดำเนินการหลังการส่งมอบ
หลักการเขียน (มาตรฐาน Kiluth)
หลักการ สิ่งที่หมายถึงในทางปฏิบัติ Human-first เขียนสำหรับคนจริงที่ทำงานจริง สมมติว่าพวกเขากำลังยุ่ง ลดการอ่านและภาระทางปัญญา ทำให้แต่ละขั้นตอนง่ายต่อการค้นหาและติดตามโดยแยกกระบวนการที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อย ๆ แต่ละส่วน เรียบง่าย เลือกประโยคสั้นและคำที่ใช้กันทั่วไป ลบคำฟุ่มเฟือย (“in order to”, “it is important to”) น้อยที่สุด เก็บเฉพาะสิ่งที่ป้องกันข้อผิดพลาดหรือแก้ไขความสับสนทั่วไป หากไม่ได้ใช้ ให้ลบออก เป็นรูปธรรม ใช้ “ทำ X วางลิงก์ Y ที่นี่ ดำเนินการต่อเมื่อ Z เป็นจริง” เลือกตัวอย่าง เทมเพลต และรายการตรวจสอบ รวมคำอธิบายกระบวนการแบบมีหมายเลขภายในแต่ละขั้นตอนเพื่อแสดงสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นอย่างชัดเจน วิทยาศาสตร์ / ข้อมูลก่อน เลือกข้อเท็จจริง สิ่งส่งมอบ ประทับเวลา ลิงก์ และหลักฐานมากกว่าความคิดเห็นและความจำ มีโครงสร้าง ใช้หัวข้อที่สอดคล้องกัน ตาราง 2 คอลัมน์สำหรับกระบวนการ/รายการ และเจ้าของที่ชัดเจนสำหรับการส่งมอบงาน แยกแต่ละขั้นตอนหลักออกเป็นส่วนของตัวเองเพื่อการนำทางและความเข้าใจที่ง่ายขึ้น ยืดหยุ่น กำหนดเส้นทางค่าเริ่มต้น แต่อนุญาตข้อยกเว้นผ่านจุดตัดสินใจที่ชัดเจนและการเบี่ยงเบนที่บันทึกไว้
โครงสร้างเอกสาร (ขั้นต่ำ)
เอกสารทางการทั้งหมดของ Kiluth ควรรวมถึง:
จำเป็น 1 หัวข้อ (H1) 2 บรรทัด แผนก ใต้หัวข้อ (ข้อความธรรมดา) 3 ## สารบัญ (มีอยู่เสมอ; ตาราง 2 คอลัมน์)4 ส่วนทีละขั้นตอนสำหรับกระบวนการหลัก (เมื่อเป็นเอกสารกระบวนการ) 5 บทบาท/เจ้าของสำหรับการส่งมอบงาน (ใครสร้างงานถัดไป / ใครอนุมัติ / ใครลิงก์หลักฐาน)
แนะนำเมื่อเกี่ยวข้อง:
แนะนำ 1 ส่วนวิธีใช้งาน (สำหรับเอกสารกระบวนการ): อธิบายวิธีใช้เอกสารทีละขั้นตอน แต่ละส่วนอธิบายอะไร และเมื่อไหร่ควรปฏิบัติตามส่วนต่าง ๆ ตามลำดับ2 ส่วนภาพรวม (สำหรับเอกสารกระบวนการ): ให้บริบทระดับสูงเกี่ยวกับกระบวนการก่อนลงรายละเอียดขั้นตอน3 โครงสร้างขั้นตอนแบบละเอียด : แยกแต่ละขั้นตอนหลักออกเป็นส่วนของตัวเอง (H2) แทนที่จะจัดกลุ่มขั้นตอนทั้งหมดไว้ภายใต้ส่วน “ขั้นตอนการทำงานแบบทีละขั้น” เดียว ทำให้การติดตามและนำทางกระบวนการง่ายขึ้น4 คำอธิบายกระบวนการ : รวมรายการแบบมีหมายเลขภายในแต่ละขั้นตอนเพื่อแสดงสิ่งที่ต้องเกิดขึ้น (เช่น “กระบวนการประเมินของ PM: 1. ทบทวนขอบเขต 2. พิจารณาความซับซ้อน 3. ประมาณการช่วง…“)5 เทมเพลตการ์ด Asana สำหรับการส่งมอบงาน (หัวข้อ / ผู้รับผิดชอบ / คำอธิบาย) 6 รายการตรวจสอบสั้นๆ ในตอนท้าย (เฉพาะหากกระบวนการมีการส่งมอบงาน/ขั้นตอนหลายอย่าง) 7 จุดตัดสินใจในตาราง `ผลลัพธ์
กฎภาษาและคำศัพท์
หัวข้อ กฎ คำว่า “Gate” หลีกเลี่ยง “gate” ใช้ จุดตรวจสอบ สำหรับการตรวจสอบขั้นตอนและ จุดตัดสินใจ สำหรับการแยกทาง การอนุมัติ เลือกภาษา “หลักฐานการอนุมัติ” และทำให้ลิงก์ได้จาก Asana เสมอ หากเกี่ยวข้องกับสัญญา ต้องใช้เอกสารที่ลงนามแล้ว หลีกเลี่ยงน้ำเสียงบังคับนโยบาย เลือก “ดำเนินการต่อเมื่อ…” แทน “ต้อง / ไม่สามารถ” เว้นแต่กฎป้องกันความเสี่ยงจริง การส่งมอบงาน ระบุเสมอ: เจ้าของ → สิ่งส่งมอบ → ที่ที่จะลิงก์ → “เสร็จ” หมายถึงอะไร
ตัวอย่าง (ก่อน / หลัง)
ก่อน (คลุมเครือเกินไป) หลัง (สไตล์ Kiluth) “ให้แน่ใจว่าลูกค้าจัดแนวกันก่อนดำเนินการต่อ" "ดำเนินการต่อเมื่อหลักฐานการอนุมัติจากลูกค้าถูกลิงก์ใน Asana: Sign-off proof: [Link] (บันทึกการประชุมหรือเอกสารที่ลงนามแล้ว; เอกสารที่ลงนามแล้วจำเป็นสำหรับการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับสัญญา)" "Go-live ควรทำอย่างระมัดระวัง" "ในงาน go-live เขียน: (1) ลิงก์แผน rollback (2) รายการตรวจสอบการตรวจสอบ (3) หน้าต่างการดำเนินการ (4) ผลลัพธ์: ตรวจสอบแล้ว / Rolled back”
รายการตรวจสอบ (สำหรับผู้เขียน)
รายการตรวจสอบ 1 ☐ ทุกขั้นตอนสามารถดำเนินการได้ (ใครบางคนสามารถทำได้โดยไม่ต้องเดา) 2 ☐ ทุกการส่งมอบงานมีเจ้าของ + สิ่งส่งมอบ + ตำแหน่งลิงก์ + เกณฑ์การออก 3 ☐ จุดตรวจสอบ/จุดตัดสินใจมีความชัดเจน (ไม่มีการแยกทางที่ซ่อนอยู่) 4 ☐ เทมเพลตมีอยู่สำหรับการส่งมอบงานข้ามแผนก 5 ☐ เอกสารสั้นกว่าที่ต้องการ (ลบข้อความที่ดีต่อการมี) 6 ☐ คำศัพท์สอดคล้องกันทุกแผนก (ป้ายกำกับเดียวกันเมื่อเป็นไปได้)