แนวทางปิดโครงการและส่งมอบงาน
แผนก
สารบัญ
| ส่วนประกอบ | |
|---|---|
| 1 | วัตถุประสงค์ |
| 2 | ขอบเขต |
| 3 | คำจำกัดความ |
| 4 | โมเดลการดำเนินงาน (Sprint + Asana + Visibility) |
| 5 | บทบาทและความรับผิดชอบ |
| 6 | กระบวนการทีละขั้นตอน |
| 7 | รายการตรวจสอบการปิดโครงการ (สำหรับ PM) |
วัตถุประสงค์
แนวทางนี้กำหนดวิธีการที่ Kiluth ปิดโครงการหลัง go-live: ยืนยันการรับงานขั้นสุดท้าย ส่งมอบแพ็กเกจส่งมอบงาน ตัดสินใจว่าต้องการหน้าต่างการทำให้เสถียรระยะสั้นหรือไม่ และบันทึกการปิดโครงการใน Asana
| ผลลัพธ์ |
|---|
| หลักฐานการรับงานจากลูกค้าและลิงก์การส่งมอบงานค้นหาได้ง่าย และสถานะ “ปิดแล้ว vs กำลังดำเนินการ” มีความชัดเจนใน Asana |
ขอบเขต
แนวทางนี้ครอบคลุมกระบวนการตั้งแต่ “go-live ได้รับการตรวจสอบแล้ว” ผ่าน:
| รวมถึง | |
|---|---|
| 1 | การยืนยันการรับงานขั้นสุดท้ายและการลิงก์หลักฐานการอนุมัติ |
| 2 | การเตรียมและส่งมอบแพ็กเกจส่งมอบงาน |
| 3 | การเปลี่ยนผ่านไปยัง hypercare/การสนับสนุน (หากใช้ได้) หรือการปิดโครงการ |
| 4 | บันทึกการปิดโครงการใน Asana (สิ่งที่ทำเสร็จแล้ว สิ่งที่ยังค้างอยู่ เจ้าของถัดไป) |
แนวทางนี้ไม่ได้แทนที่การดำเนินการเหตุการณ์/การสนับสนุนโดยละเอียด หากโครงการเปลี่ยนผ่านไปเป็นการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ให้อ้างอิงคู่มือ Technology/Support ตามความจำเป็น
คำจำกัดความ
| คำศัพท์ | คำจำกัดความ |
|---|---|
| แพ็กเกจส่งมอบงาน | ชุดสิ่งส่งมอบขั้นต่ำที่ลูกค้าต้องการเพื่อดำเนินการ/บำรุงรักษาระบบ (ลิงก์ หมายเหตุการจัดการข้อมูลประจำตัว runbook ฯลฯ) |
| การรับงานขั้นสุดท้าย | การยืนยันจากลูกค้าว่าขอบเขตที่ส่งมอบยอมรับได้ (ตามเกณฑ์การรับงาน / สัญญาที่ตกลงกัน) |
| บันทึกการปิดโครงการ | สรุปสั้นๆ ใน Asana ของสิ่งที่ส่งมอบ สิ่งที่ได้รับการยอมรับ สิ่งที่ยังเหลืออยู่ (ถ้ามี) และที่อยู่ของลิงก์หลักฐาน |
| Hypercare | ระยะเวลาการทำให้เสถียรสั้นๆ หลัง go-live ที่ทีมให้ความสำคัญกับการตอบสนองอย่างรวดเร็ว |
โมเดลการดำเนินงาน (Sprint + Asana + Visibility)
| โมเดลการดำเนินงาน | |
|---|---|
| 1 | Asana เป็นระบบบันทึก สำหรับการติดตามงาน การอนุมัติ และการส่งมอบงาน |
| 2 | ใช้จุดตรวจสอบและจุดตัดสินใจ: ไม่ดำเนินการต่อจนกว่าขั้นตอนก่อนหน้าจะ “เสร็จ” และการแยกทางมีความชัดเจน |
| 3 | ลำดับการส่งมอบงาน: ฝ่ายต้นน้ำกำหนดสิ่งส่งมอบ/เกณฑ์การออก; ฝ่ายปลายน้ำกำหนดการดำเนินการหลังการส่งมอบ |
บทบาทและความรับผิดชอบ
| บทบาท | ความรับผิดชอบ |
|---|---|
| Project Manager (PM) | ขับเคลื่อนกระบวนการปิดโครงการ ตรวจสอบความสมบูรณ์ของสิ่งส่งมอบ/รายการตรวจสอบ อัปเดตบันทึกการปิดโครงการใน Asana |
| Account Executive (AE) | เป็นเจ้าของการประสานงานกับลูกค้าสำหรับการยืนยันการรับงาน/หลักฐานการอนุมัติ และดูแลลิงก์หลักฐานการอนุมัติ “บันทึกการประชุมล่าสุด” ให้เป็นปัจจุบัน |
| Technology / Creative (เจ้าของการดำเนินการ) | ให้สิ่งส่งมอบการส่งมอบงานทางเทคนิค (runbook หมายเหตุการเข้าถึง หมายเหตุการปรับใช้ ตามความเหมาะสม) |
| Finance | ยืนยันสถานะการชำระเงินเมื่อจำเป็นสำหรับการตัดสินใจปิดโครงการ |
| Legal | ตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปิดโครงการเมื่อเงื่อนไขสัญญาต้องการ |
กระบวนการทีละขั้นตอน
| ขั้นตอน | |
|---|---|
| 1 | ยืนยัน go-live ได้รับการตรวจสอบแล้ว: ลิงก์งาน go-live และผลการตรวจสอบจากการ์ดโครงการ |
| 2 | ยืนยันการรับงานขั้นสุดท้าย: AE รวบรวมหลักฐานการอนุมัติและลิงก์ (Sign-off proof: [Link]) |
| 3 | เตรียมแพ็กเกจส่งมอบงาน: PM รวบรวมลิงก์/สิ่งส่งมอบด้านล่างและโพสต์ในงานปิดโครงการ |
| 4 | การเดินthroughการส่งมอบงาน (เฉพาะเมื่อจำเป็น): กำหนดเวลาการประชุมสั้นๆ จากนั้นลิงก์บันทึกการประชุม + หลักฐานการอนุมัติ |
| 5 | ตัดสินใจหน้าต่างการทำให้เสถียร vs ปิดโครงการ: บันทึกการตัดสินใจ + วันที่ใน Asana (ไม่มีการทำงานอย่างต่อเนื่องแบบ “เงียบ”) |
| 6 | เขียนบันทึกการปิดโครงการ ใน Asana และย้ายงานที่เหลือไปยังเจ้าของ/บอร์ดที่ถูกต้อง |
แพ็กเกจส่งมอบงานขั้นต่ำ (ค่าเริ่มต้น)
| ให้ (เป็นลิงก์ใน Asana) | |
|---|---|
| 1 | ลิงก์โฟลเดอร์/ไฟล์แพ็กเกจส่งมอบงาน |
| 2 | หมายเหตุการดำเนินการ / runbook (วิธีใช้ วิธีแก้ปัญหาทั่วไป) |
| 3 | หมายเหตุการปรับใช้/go-live (หากใช้ได้) |
| 4 | ที่อยู่ของ logs/monitoring (หากใช้ได้) |
| 5 | หมายเหตุการจัดการการเข้าถึง/ข้อมูลประจำตัว (ไม่เคย วาง secrets ใน Asana) |
จุดตัดสินใจ: hypercare vs ปิดโครงการ
| ผลลัพธ์ | การดำเนินการ |
|---|---|
| หน้าต่างการทำให้เสถียร (hypercare) | บันทึกหน้าต่าง + เจ้าของ + เส้นทางการยกระดับ ติดตามปัญหาใน Asana และบันทึก “ออกจาก hypercare” อย่างชัดเจน |
| ปิดโครงการ | ดำเนินการต่อสู่บันทึกการปิดโครงการและทำเครื่องหมายความสมบูรณ์ของการปิดโครงการ |
เทมเพลตการ์ด Asana: การปิดโครงการและการส่งมอบงาน
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| หัวข้อ | Project closure & handover – [Client Name] – [Project Title] |
| ผู้รับผิดชอบ | Project Manager |
| คำอธิบาย | กรุณาปิดโครงการนี้โดยใช้รายการตรวจสอบนี้ อ้างอิง • การ์ดโครงการ: [Link] • งาน go-live: [Link] • Brief / SOW ที่ลงนามแล้ว: [Link] การรับงาน • หลักฐานการอนุมัติ: [Link] (การรับงานขั้นสุดท้าย) • คำพูดเสริม (1 บรรทัด): [Quote] แพ็กเกจส่งมอบงาน • ลิงก์แพ็กเกจส่งมอบงาน: [Links] • Runbook / หมายเหตุการดำเนินการ: [Link] • หมายเหตุการจัดการการเข้าถึง/ข้อมูลประจำตัว (ไม่มี secrets ใน Asana): [Notes/link] การตัดสินใจ • Hypercare: ใช่/ไม่ • หากใช่: หน้าต่าง + เจ้าของ: [Dates/name] บันทึกการปิดโครงการ (กรอกเมื่อเสร็จ) • สิ่งที่ส่งมอบ: [Short] • สิ่งที่ได้รับการยอมรับ: [Short] • รายการที่ยังค้างอยู่ (ถ้ามี) + เจ้าของถัดไป: [Short] • ที่อยู่ของหลักฐาน: [Short links] |
เทมเพลตการ์ด Asana: รวบรวมการอนุมัติรับงานขั้นสุดท้าย
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| หัวข้อ | Collect final acceptance sign-off – [Client Name] – [Project Title] |
| ผู้รับผิดชอบ | Account Executive (AE) |
| คำอธิบาย | กรุณารวบรวมการยืนยันการรับงานขั้นสุดท้ายจากลูกค้า (ตามเกณฑ์การรับงาน / สัญญา) อ้างอิง • การ์ดโครงการ: [Link] • สรุปการตรวจสอบ go-live: [Link] • อ้างอิงเกณฑ์การรับงาน: [Link/section] การรับงานขั้นสุดท้าย • หลักฐานการอนุมัติ: [Link] (เก็บ/ลิงก์โดย AE; AE เป็นเจ้าของการดูแล) • คำพูดเสริม (1 บรรทัด): [Quote] หมายเหตุ: หากการตัดสินใจรับงานส่งผลต่อการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับสัญญา ให้ใช้เอกสารที่ลงนามแล้ว |
รายการตรวจสอบการปิดโครงการ (สำหรับ PM)
เงื่อนไขเบื้องต้น
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ Go-live ได้รับการตรวจสอบแล้ว (ลิงก์ได้) |
| 2 | ☐ อ้างอิงขอบเขตโครงการชัดเจน (brief / SOW ที่ลงนามแล้วลิงก์แล้ว) |
การรับงานขั้นสุดท้าย
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ หลักฐานการอนุมัติ: [Link] (การรับงานขั้นสุดท้าย; AE เป็นเจ้าของการดูแล) |
| 2 | ☐ ลิงก์หลักฐานการอนุมัติบันทึกการประชุมล่าสุดเป็นปัจจุบัน (AE เป็นเจ้าของการดูแล) |
แพ็กเกจส่งมอบงาน
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ ส่งมอบแพ็กเกจส่งมอบงานแล้ว (ให้ลิงก์แล้ว) |
| 2 | ☐ ส่งมอบ Runbook/หมายเหตุการดำเนินการแล้ว (เมื่อใช้ได้) |
| 3 | ☐ บันทึกแผนการจัดการการเข้าถึง/ข้อมูลประจำตัวแล้ว (ไม่มี secrets ใน Asana) |
การเปลี่ยนผ่าน Hypercare / การสนับสนุน (หากใช้ได้)
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ บันทึกการตัดสินใจแล้ว: hypercare vs ปิดโครงการ |
| 2 | ☐ หาก hypercare: บันทึกหน้าต่าง + เจ้าของ + เส้นทางการยกระดับแล้ว |
| 3 | ☐ บันทึกการออกจาก hypercare แล้ว (หากใช้) |
บันทึกการปิดโครงการ
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ บันทึกการปิดโครงการเสร็จสมบูรณ์ใน Asana (สิ่งที่ส่งมอบ / ยอมรับ / ค้างอยู่ + เจ้าของถัดไป) |
| 2 | ☐ สถานะการ์ดโครงการสะท้อนการปิดโครงการ (หรือเปลี่ยนผ่านไปยังบอร์ดการสนับสนุนหากดำเนินการต่อ) |