แนวทางการออกใบแจ้งหนี้และการรับชำระเงิน
แผนก
สารบัญ
วัตถุประสงค์
แนวทางนี้กำหนดวิธีการที่ Kiluth ออกใบแจ้งหนี้และยืนยันการชำระเงินในลักษณะที่รวดเร็ว เป็นข้อเท็จจริง และลิงก์ได้จาก Asana
| ผลลัพธ์ |
|---|
| ทุกคนสามารถตอบคำถาม “ลูกค้าชำระเงินแล้วหรือยัง?” ด้วยการยืนยันจากแผนกการเงินที่ชัดเจนและบันทึก Asana ที่มีประทับเวลา |
ขอบเขต
แนวทางนี้ครอบคลุม:
| รวมถึง | |
|---|---|
| 1 | การออกใบแจ้งหนี้ (ค่าบริการ เงินมัดจำ เป้าหมาย สุดท้าย) |
| 2 | การยืนยันการรับชำระเงิน (การเงิน = แหล่งที่มาของความจริง) |
| 3 | วิธีบันทึกการยืนยันการชำระเงินใน Asana |
| 4 | การบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายใน ERPNext (ผ่าน Technology ในฐานะผู้ป้อนข้อมูล) |
แนวทางนี้ไม่ได้กำหนดการเจรจาขายหรือการร่างเงื่อนไขสัญญา สิ่งเหล่านั้นอยู่ในเอกสารของแผนก Account Management และ Legal
คำจำกัดความ
| คำศัพท์ | คำจำกัดความ |
|---|---|
| ค่าบริการ | ค่าธรรมเนียมที่ชำระแล้วที่จำเป็นก่อนที่ PM จะเริ่มการประมาณการโดยละเอียดและ AE จะเริ่มงานตรวจสอบข้อเสนอ |
| เงินมัดจำ | การชำระเงินเริ่มต้นที่จำเป็น ก่อนการเปิดใช้งาน/kickoff (ค่าเริ่มต้น: จำเป็นสำหรับทุกดีล) |
| ใบแจ้งหนี้เป้าหมาย | ใบแจ้งหนี้ที่ถูกกระตุ้นโดยเป้าหมายสัญญา (เฉพาะหากกำหนดไว้ในสัญญา) |
| ใบแจ้งหนี้สุดท้าย | ใบแจ้งหนี้ที่ถูกกระตุ้นโดยการรับงานขั้นสุดท้าย/การปิดโครงการ (เฉพาะหากกำหนดไว้ในสัญญา) |
| การยืนยันการเงิน | คำแถลงจากแผนกการเงินว่าการชำระเงินได้รับการรับแล้ว (วันที่/เวลา) |
| ค่าใช้จ่ายบุคคลที่สาม | ค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้กับผู้ขายภายนอกสำหรับโครงการนี้ (เช่น โดเมน hosting เครื่องมือ SaaS) |
| ค่าใช้จ่ายที่คืนได้ | ค่าใช้จ่ายบุคคลที่สามที่ Kiluth จ่ายก่อน แล้วจึงออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า (เฉพาะหากตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษร) |
| บันทึก ERPNext | รายการ ERPNext ที่สะท้อนรายได้หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น (พร้อมลิงก์อ้างอิงสนับสนุน) |
โมเดลการดำเนินงาน
| โมเดลการดำเนินงาน | |
|---|---|
| 1 | Asana เป็นระบบบันทึก สำหรับการติดตามงาน การอนุมัติ และการส่งมอบงาน |
| 2 | ใช้จุดตรวจสอบและจุดตัดสินใจ: ไม่ดำเนินการต่อจนกว่าขั้นตอนก่อนหน้าจะ “เสร็จ” และการแยกทางมีความชัดเจน |
| 3 | ลำดับการส่งมอบงาน: ฝ่ายต้นน้ำกำหนดสิ่งส่งมอบ/เกณฑ์การออก; ฝ่ายปลายน้ำกำหนดการดำเนินการหลังการส่งมอบ |
ประเภทการชำระเงิน (ค่าเริ่มต้นของ Kiluth)
| ประเภทการชำระเงิน | กฎค่าเริ่มต้น |
|---|---|
| ค่าบริการ | ใบแจ้งหนี้ + ยืนยันการชำระเงินแล้ว ก่อน เริ่มการประมาณการโดยละเอียด (เมื่อใช้ค่าบริการ) |
| เงินมัดจำ | ใบแจ้งหนี้ + ยืนยันการชำระเงินแล้ว ก่อนการเปิดใช้งาน/kickoff (จำเป็นสำหรับทุกดีล) |
| เป้าหมาย / สุดท้าย | ใช้เฉพาะเมื่อสัญญาที่ลงนามแล้วกำหนดไว้อย่างชัดเจน |
| ค่าใช้จ่ายบุคคลที่สาม | เป็นกรณีไป (AE ตัดสินใจ) ดำเนินการต่อเฉพาะเมื่อเจ้าของค่าใช้จ่าย + วิธีการชำระเงิน + ความตกลงของลูกค้าถูกเขียนไว้ใน Asana (ลิงก์ได้) |
หากเงินมัดจำล่าช้า: อย่าเปิดใช้งานโครงการและอย่าดำเนินการ kickoff (AE เป็นเจ้าของการติดตามผลกับลูกค้า + อัปเดตสถานะ)
การซื้ออื่นๆ (โดเมน Hosting บริการ)
หากโครงการต้องการการซื้อบุคคลที่สาม (โดเมน hosting บริการ SaaS):
| กฎ | |
|---|---|
| 1 | อย่าซื้อจนกว่าเจ้าของค่าใช้จ่ายและวิธีการชำระเงินจะถูกเขียนไว้ใน Asana (และลิงก์ได้) |
| 2 | ค่าเริ่มต้น: AE ตัดสินใจเป็นกรณีไป เขียนการตัดสินใจใน Asana และลิงก์หลักฐานสนับสนุน (อีเมลหรือเอกสารที่ลงนามแล้ว ขึ้นอยู่กับความไวของสัญญา) |
| 3 | หาก Kiluth จ่ายก่อน (คืนได้) วิธีการคืนเงินต้องตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษรและลิงก์ |
ทีละขั้นตอน: ออกใบแจ้งหนี้
| ขั้นตอน | เจ้าของ | |
|---|---|---|
| 1 | Sales/AE ขอให้แผนกการเงินออกใบแจ้งหนี้ผ่าน Asana (เทมเพลตด้านล่าง) | Sales/AE |
| 2 | แผนกการเงินออกใบแจ้งหนี้และแนบ/ลิงก์ในงานการเงิน | การเงิน |
| 3 | แผนกการเงินตอบกลับในงานด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ + วันที่ออก | การเงิน |
| 4 | Sales ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าและติดตามการชำระเงิน | Sales |
จุดตรวจสอบ: ดำเนินการต่อเฉพาะเมื่อ:
| เกณฑ์การออก | |
|---|---|
| 1 | ลิงก์ใบแจ้งหนี้มีอยู่ใน Asana |
| 2 | หมายเลขใบแจ้งหนี้ + วันที่ออกถูกเขียนไว้ในงาน |
ทีละขั้นตอน: ยืนยันการชำระเงิน (เงินมัดจำ)
กฎ:
| กฎ | |
|---|---|
| 1 | แผนกการเงินเป็นแหล่งที่มาของความจริง สำหรับ “เงินมัดจำได้รับแล้ว” |
| 2 | Sales บันทึกใน Asana ผ่านความคิดเห็นที่รวม การยืนยันการเงิน + วันที่ และต้อง @mention การเงิน หรือให้ การเงินตอบกลับ ในเธรด |
กระบวนการ:
| ขั้นตอน | เจ้าของ | |
|---|---|---|
| 1 | ลูกค้าชำระเงินมัดจำ | ลูกค้า |
| 2 | แผนกการเงินยืนยันการรับ (ภายใน) | การเงิน |
| 3 | Sales บันทึกการยืนยันใน Asana ผ่านความคิดเห็น: การยืนยัน + วันที่ และ @mention การเงิน (หรือการเงินตอบกลับ) | Sales |
จุดตรวจสอบ: ดำเนินการต่อสู่การเปิดใช้งาน/kickoff เฉพาะเมื่อ:
| เกณฑ์การออก | |
|---|---|
| 1 | เงินมัดจำได้รับการยืนยันโดยแผนกการเงิน |
| 2 | ความคิดเห็น Asana มีอยู่พร้อมการยืนยัน + วันที่ (และการเงินถูก @mention หรือตอบกลับ) |
ทีละขั้นตอน: ขอซื้อบุคคลที่สาม (โดเมน/Hosting/เครื่องมือ)
| ขั้นตอน | เจ้าของ | |
|---|---|---|
| 1 | สร้างงานคำขอซื้อโดยใช้เทมเพลตด้านล่าง | PM / AE / Technology |
| 2 | ยืนยันว่าใครจ่าย (ลูกค้าจ่ายโดยตรง / Kiluth จ่ายโดยตรง / คืนได้) และลิงก์ความตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษร | AE |
| 3 | แผนกการเงินดำเนินการซื้อ/การชำระเงิน (หรือสนับสนุนคำแนะนำการชำระเงินของลูกค้า) | การเงิน |
| 4 | บันทึกหลักฐาน: ลิงก์ใบเสร็จ/ใบแจ้งหนี้ + วันที่ในงาน | การเงิน |
จุดตรวจสอบ: ดำเนินการต่อเฉพาะเมื่อ:
| เกณฑ์การออก | |
|---|---|
| 1 | วิธีการชำระเงิน + เจ้าของค่าใช้จ่ายมีความชัดเจนในงาน |
| 2 | ลิงก์ความตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีอยู่ (เมื่อลูกค้าจ่ายหรือคืนเงิน) |
| 3 | ลิงก์ใบเสร็จ/ใบแจ้งหนี้มีอยู่หลังการซื้อ |
ทีละขั้นตอน: บันทึกรายได้/ค่าใช้จ่ายใน ERPNext
กฎ:
| กฎ | |
|---|---|
| 1 | แผนกการเงินเป็นเจ้าของ ความถูกต้อง ของข้อมูลรายได้/ค่าใช้จ่าย |
| 2 | Technology เป็นเจ้าของ การป้อนข้อมูลลงใน ERPNext (แผนกการเงินมอบหมาย Technology ผ่าน Asana คล้ายกับ Sales ขอเปิดโครงการ) |
กระบวนการ:
| ขั้นตอน | เจ้าของ | |
|---|---|---|
| 1 | สร้างงานบันทึก ERPNext โดยใช้เทมเพลตด้านล่าง | การเงิน |
| 2 | แนบ/ลิงก์หลักฐานสนับสนุน (ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ การยืนยันธนาคาร อ้างอิงสัญญา) | การเงิน |
| 3 | Technology ป้อนรายได้/ค่าใช้จ่ายลงใน ERPNext และตอบกลับด้วยอ้างอิง ERPNext | Technology |
| 4 | แผนกการเงินตรวจสอบและทำเครื่องหมายงานเสร็จสมบูรณ์ | การเงิน |
จุดตรวจสอบ: ดำเนินการต่อเฉพาะเมื่อ:
| เกณฑ์การออก | |
|---|---|
| 1 | ลิงก์หลักฐานสนับสนุนมีอยู่ในงาน |
| 2 | อ้างอิง ERPNext มีอยู่ (ID/link/screenshot) |
เทมเพลต Asana
เทมเพลตการ์ด Asana: ออกใบแจ้งหนี้ (การเงิน)
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| หัวข้อ | Issue invoice – [Client Name] – [Project Title] – [Service fee / Deposit / Milestone / Final] |
| ผู้รับผิดชอบ | การเงิน |
| คำอธิบาย | กรุณาออกใบแจ้งหนี้สำหรับโครงการนี้ อ้างอิง • บริบทดีล/โครงการ: [Link] • สัญญาที่ลงนามแล้ว (หากใช้ได้): [Link] รายละเอียดใบแจ้งหนี้ (ข้อเท็จจริง) • ประเภทใบแจ้งหนี้: [Service fee / Deposit / Milestone / Final] • จำนวนเงิน: [Amount] • วันครบกำหนด: [Date] • อ้างอิงเงื่อนไขการชำระเงิน: [Contract section/link] • รายละเอียดนิติบุคคลเรียกเก็บเงิน: [ตามที่ Sales ให้มา] ผลลัพธ์ • ลิงก์/ไฟล์ใบแจ้งหนี้: [Link] • หมายเลขใบแจ้งหนี้: [Number] • วันที่ออก: [YYYY-MM-DD] |
เทมเพลตความคิดเห็น: การยืนยันเงินมัดจำ (Sales)
ใช้สิ่งนี้เป็นความคิดเห็นในงาน Asana ที่เกี่ยวข้อง:
| เทมเพลต | |
|---|---|
| ความคิดเห็น | Deposit received – confirmed by Finance. Date: [YYYY-MM-DD] Ref: [Optional invoice number / transaction ref] @Finance |
เทมเพลตการ์ด Asana: คำขอซื้อบุคคลที่สาม (การเงิน)
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| หัวข้อ | Third-party purchase request – [Client Name] – [Project Title] – [Item] |
| ผู้รับผิดชอบ | การเงิน |
| คำอธิบาย | กรุณาช่วยดำเนินการซื้อบุคคลที่สามสำหรับโครงการนี้ รายการ • รายการ/บริการ: [Domain / hosting / SaaS / other] • ผู้ขาย: [Name] • จำนวนเงิน + สกุลเงิน: [Amount] • วงจรการเรียกเก็บเงิน: [One-time / monthly / yearly] ใครจ่าย • วิธีการชำระเงิน: ลูกค้าจ่ายโดยตรง / Kiluth จ่ายโดยตรง / คืนได้ (Kiluth จ่ายก่อน) • ลิงก์ความตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษร (จำเป็นเมื่อลูกค้าจ่ายหรือคืนเงิน): [Link] วันที่ต้องการ: [Date] ผลลัพธ์ • ลิงก์ใบเสร็จ/ใบแจ้งหนี้: [Link] • วันที่จ่าย: [YYYY-MM-DD] |
เทมเพลตการ์ด Asana: บันทึกรายได้/ค่าใช้จ่ายใน ERPNext (Technology)
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| หัวข้อ | Record income/expense in ERPNext – [Client Name] – [Project Title] – [Short] |
| ผู้รับผิดชอบ | ทีม Technology |
| คำอธิบาย | กรุณาบันทึกรายได้/ค่าใช้จ่ายนี้ใน ERPNext ประเภท: Income / Expense จำนวนเงิน: [Amount + currency] วันที่: [YYYY-MM-DD] ลิงก์อ้างอิง (จำเป็น) • ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ/การยืนยันธนาคาร: [Link] • สัญญา/เงื่อนไขการชำระเงิน (หากเกี่ยวข้อง): [Link] • ID โครงการ (หากเกี่ยวข้อง): [PROJ-XXXX / Link] ผลลัพธ์ • อ้างอิงบันทึก ERPNext: [ID/link/screenshot] ดำเนินการต่อเมื่ออ้างอิง ERPNext ถูกให้มาในงานนี้ |
รายการตรวจสอบ (สำหรับการเงิน)
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ คำขอใบแจ้งหนี้มีข้อเท็จจริงเพียงพอ (ลูกค้า จำนวนเงิน ประเภท วันครบกำหนด ลิงก์อ้างอิง) |
| 2 | ☐ ลิงก์/ไฟล์ใบแจ้งหนี้ถูกแนบ/ลิงก์ใน Asana |
| 3 | ☐ หมายเลขใบแจ้งหนี้ + วันที่ออกถูกเขียนไว้ใน Asana |
| 4 | ☐ การยืนยันการชำระเงิน (เมื่อถูกถาม) รวมวันที่/เวลาและอ้างอิงหมายเลขใบแจ้งหนี้เมื่อเป็นไปได้ |
| 5 | ☐ บันทึกรายได้/ค่าใช้จ่าย ERPNext มีอยู่เมื่อเงินเคลื่อนไหว (ลิงก์หลักฐานสนับสนุน + อ้างอิง ERPNext) |