คู่มือการต้อนรับพนักงานใหม่
แผนก
สารบัญ
วัตถุประสงค์
คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการต้อนรับพนักงานใหม่ของฝ่าย HR ที่ Kiluth โดยมีโครงสร้างที่ชัดเจน เป็นระบบ และสม่ำเสมอ
เอกสารฉบับนี้ระบุขั้นตอนที่ฝ่าย HR ต้องดำเนินการ ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลพนักงานเบื้องต้น การตั้งค่าระบบ การมอบหมายงานต้อนรับพนักงานใหม่ ไปจนถึงการนัดหมายประชุมปฐมนิเทศ
การใช้งาน
คู่มือนี้ออกแบบมาให้สามารถปฏิบัติตามได้ทีละขั้นตอน สำหรับการต้อนรับพนักงานใหม่ทุกคน
| แต่ละหัวข้อจะอธิบาย: | |
|---|---|
| 1 | สิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ต้องดำเนินการ |
| 2 | ช่วงเวลาที่จำเป็นต้องประสานงานกับทีมเทคโนโลยี |
| 3 | ลักษณะของสถานะ “เสร็จสิ้น” ก่อนดำเนินการไปยังขั้นถัดไป |
คู่มือนี้มุ่งเน้นการดำเนินงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล และการตั้งค่าภายในองค์กร ส่วนคำแนะนำสำหรับพนักงาน (เช่น วิธีการใช้งานเครื่องมือ นโยบายบริษัท และแนวทางการทำงาน) จะถูกรวบรวมไว้แยกต่างหากในเอกสารแนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) ที่จัดส่งให้พนักงาน
| เมื่อดำเนินการต้อนรับพนักงานใหม่: | |
|---|---|
| 1 | ปฏิบัติตามหัวข้อในเอกสารตามลำดับ |
| 2 | ใช้เทมเพลตการ์ด Asana ที่จัดเตรียมไว้ (หากมี) |
| 3 | ยืนยันว่าขั้นตอนแต่ละขั้นเสร็จสมบูรณ์ก่อนดำเนินการต่อ |
คู่มือนี้จัดทำขึ้นโดยตั้งใจให้เรียบง่ายและสามารถนำไปใช้งานได้จริง หากไม่มีการระบุขั้นตอนไว้ในเอกสารฉบับนี้ ไม่ควรตั้งสมมติฐานหรือดำเนินการเพิ่มเติมเอง
ภาพรวมของกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่
ที่ Kiluth การต้อนรับพนักงานใหม่ดำเนินการตามขั้นตอนที่เรียบง่ายและมีโครงสร้างชัดเจน โดยแต่ละขั้นตอนจะต่อเนื่องกันและต้องดำเนินการตามลำดับ
| ในภาพรวม กระบวนการนี้ประกอบด้วยขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้: | |
|---|---|
| 1 | การรวบรวมข้อมูลพนักงานใหม่ พนักงานใหม่จะส่งแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่ ข้อมูลดังกล่าวช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ได้รับข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลการจ้างงาน และข้อมูลด้านเงินเดือนที่จำเป็นต่อการเริ่มต้นกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ |
| 2 | การตั้งค่าบัญชีระบบ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ประสานงานกับทีมเทคโนโลยี เพื่อสร้างและตั้งค่าการเข้าถึงระบบที่จำเป็น ซึ่งประกอบด้วย: • บัญชี Google Workspace • โฟลเดอร์ผู้ใช้งานใน Google Shared Drive • การเข้าถึง Asana • บัญชี Kiluth Portal (ERPNext) • นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ |
| 3 | การมอบหมายงานต้อนรับพนักงานใหม่ เมื่อการเข้าถึงระบบทั้งหมดพร้อมใช้งานแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะมอบหมายงานต้อนรับพนักงานใหม่มาตรฐานให้กับพนักงานผ่าน Asana งานเหล่านี้จะช่วยแนะนำพนักงานในช่วงเริ่มต้นการทำงาน และอ้างอิงไปยังเอกสารแนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) อย่างเป็นทางการ |
| 4 | การประชุมต้อนรับพนักงานใหม่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทำการนัดหมายการประชุมต้อนรับพนักงานใหม่ โดยการประชุมนี้ใช้เพื่ออธิบายเครื่องมือหลัก แนวทางการทำงานภายในองค์กร และตอบคำถามเบื้องต้นของพนักงาน |
| 5 | การเสร็จสิ้นกระบวนการ กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่จะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อ: • บัญชีระบบที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมใช้งาน • มีการมอบหมายงานต้อนรับพนักงานใหม่เรียบร้อยแล้ว • การประชุมต้อนรับพนักงานใหม่ได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว |
รายละเอียดของแต่ละขั้นตอนจะอธิบายไว้ในหัวข้อถัดไปของคู่มือฉบับนี้
การรวบรวมข้อมูลพนักงานใหม่
กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่จะเริ่มต้นขึ้นเมื่อพนักงานใหม่ยืนยันวันเริ่มงานเรียบร้อยแล้ว
ก่อนดำเนินการสร้างบัญชีระบบหรือบันทึกข้อมูลภายในใด ๆ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ได้ส่งแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่เรียบร้อยแล้ว
| ลิงก์แบบฟอร์ม | https://forms.gle/vPFd8YSqSHG5V9GG7 |
| แบบฟอร์มนี้ใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ ซึ่งประกอบด้วย: | |
|---|---|
| 1 | ข้อมูลส่วนบุคคล (ชื่อ ข้อมูลการติดต่อ วันเดือนปีเกิด ข้อมูลบุคคลติดต่อฉุกเฉิน) |
| 2 | ข้อมูลการจ้างงาน (แผนก และวันเริ่มงาน) |
| 3 | ข้อมูลด้านเงินเดือน (ชื่อธนาคาร และเลขที่บัญชีธนาคาร) |
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ควรตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับว่าครบถ้วนและถูกต้อง ก่อนดำเนินการตั้งค่าระบบใด ๆ ไม่ควรดำเนินการต่อจนกว่าจะได้รับแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์
| ผลลัพธ์ |
|---|
| ฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนสำหรับการสร้างบัญชีบริษัทและบันทึกข้อมูลภายในของพนักงานใหม่ |
ช่องทางอื่นในการรวบรวมข้อมูลพนักงาน
ในบางกรณี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล อาจมีความจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลพนักงานโดยไม่ใช้แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่
| กรณีดังกล่าวอาจรวมถึง: | |
|---|---|
| 1 | การจ้างงานผู้บริหารหรือพนักงานระดับอาวุโส |
| 2 | การต้อนรับพนักงานใหม่ในกรณีเร่งด่วน |
| 3 | รูปแบบการจ้างงานที่มีเงื่อนไขพิเศษหรือไม่เป็นมาตรฐาน |
ในกรณีเหล่านี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล สามารถรวบรวมข้อมูลพนักงานที่จำเป็นผ่านเอกสารภายในหรือแบบฟอร์มที่มีความปลอดภัยได้
| เมื่อใช้วิธีการรวบรวมข้อมูลทางเลือก: | |
|---|---|
| 1 | ข้อมูลที่รวบรวมต้องมีรายการข้อมูลครบถ้วนตามที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่ (New Employee Information Form) |
| 2 | ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีความอ่อนไหวต้องได้รับการจัดการอย่างปลอดภัย |
| 3 | การเข้าถึงข้อมูลต้องจำกัดเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคล และทีมเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องเท่านั้น |
| 4 | ข้อมูลต้องได้รับการตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องก่อนดำเนินการตั้งค่าระบบ |
เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกรวบรวมและยืนยันเรียบร้อยแล้ว กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ควรดำเนินการต่อไปตามขั้นตอนมาตรฐานที่ระบุไว้ในคู่มือฉบับนี้
| ผลลัพธ์ |
|---|
| ฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีข้อมูลพนักงานที่จำเป็นครบถ้วนจากวิธีการรวบรวมข้อมูลทางเลือกที่ได้รับการอนุมัติ และสามารถดำเนินกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ต่อไปได้ |
| ตัวอย่างเทมเพลตอีเมล | |
|---|---|
| หัวข้อ | ข้อมูลพนักงานใหม่ – Kiluth |
| ข้อความ | สวัสดีคุณ [ชื่อพนักงาน], ยินดีต้อนรับสู่ Kiluth ทางเราดีใจมากที่กำลังจะได้ร่วมงานกับคุณในเร็ว ๆ นี้ ก่อนเริ่มงาน ทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลขอรบกวนเก็บข้อมูลเบื้องต้นเล็กน้อย เพื่อใช้ในการตั้งค่าระบบต่าง ๆ รบกวนคุณตอบกลับอีเมลนี้พร้อมข้อมูลตามรายการด้านล่างได้เลย ข้อมูลที่จำเป็น • ชื่อ–นามสกุล (ตามที่ต้องการให้แสดงในระบบของบริษัท) • อีเมลส่วนตัว • หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัว • วันเดือนปีเกิด • วันเริ่มงาน • แผนก • ชื่อธนาคาร • เลขที่บัญชีธนาคาร • ชื่อและเบอร์โทรบุคคลติดต่อฉุกเฉิน ข้อมูลของคุณจะถูกใช้เฉพาะเพื่อการต้อนรับพนักงานใหม่ การประสานงานด้านเงินเดือน และการตั้งค่าระบบภายในองค์กรเท่านั้น โดยข้อมูลจะถูกดูแลอย่างปลอดภัยโดยทีมที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายการเงิน และทีมเทคโนโลยี หากมีข้อสงสัยหรือคำถามเพิ่มเติม สามารถตอบกลับอีเมลฉบับนี้ได้โดยตรง ขอขอบคุณ และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ ขอแสดงความนับถือ [ชื่อผู้ติดต่อฝ่าย HR] ฝ่ายทรัพยากรบุคคล |
การตั้งค่าบัญชีระบบ
หลังจากที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ตรวจสอบและยืนยันแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่เรียบร้อยแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะเริ่มดำเนินการตั้งค่าการเข้าถึงระบบสำหรับพนักงานใหม่
บางขั้นตอนจำเป็นต้องประสานงานกับทีมเทคโนโลยี
ขั้นตอนทั้งหมดในหัวข้อนี้ต้องดำเนินการตามลำดับ เนื่องจากระบบในขั้นถัดไปขึ้นอยู่กับการตั้งค่าในขั้นก่อนหน้า
บัญชี Google Workspace
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ประสานงานกับทีมเทคโนโลยี เพื่อสร้างบัญชี Google Workspace สำหรับพนักงานใหม่
| รูปแบบอีเมล | firstname.lastname@kiluth.com |
| การตั้งค่าบัญชีประกอบด้วย: | |
|---|---|
| 1 | การสร้างผู้ใช้งาน Google Workspace |
| 2 | การกำหนด Organization Unit ที่ถูกต้อง |
| 3 | การเพิ่มผู้ใช้งานเข้าสู่ Google Groups ที่เกี่ยวข้อง |
| 4 | การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน Google Workspace (License) |
เมื่อบัญชีพร้อมใช้งานแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะส่งข้อมูลการเข้าสู่ระบบไปยังอีเมลส่วนตัวของพนักงานใหม่ตามที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม
ไม่ควรดำเนินการขั้นถัดไปจนกว่าจะยืนยันได้ว่าบัญชี Google Workspace เปิดใช้งานเรียบร้อยแล้ว
| ผลลัพธ์ |
|---|
| พนักงานสามารถเข้าถึงอีเมลของบริษัทและเครื่องมือ Google Workspace ได้ |
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | สร้างบัญชี Google Workspace |
| ผู้รับผิดชอบ | ทีมเทคโนโลยี |
| รายละเอียด | โปรดสร้างบัญชี Google Workspace สำหรับพนักงานตามรายละเอียดด้านล่าง: ข้อมูลอ้างอิงพนักงาน • ชื่อ: [ชื่อจริง] [นามสกุล] • อีเมลบริษัท: firstname.lastname@kiluth.com ข้อมูลพนักงานทั้งหมดได้ถูกรวบรวมผ่านแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่เรียบร้อยแล้ว เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีความอ่อนไหว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะจัดส่งข้อมูลพนักงานโดยใช้หนึ่งในวิธีที่ปลอดภัยดังต่อไปนี้: • ส่งข้อความโดยตรงผ่าน Google Chat (แบบส่วนตัว 1:1 หรือกลุ่มขนาดเล็ก) หรือ • ไฟล์ใน Google Drive ที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแบบจำกัด (แชร์เฉพาะสมาชิกทีมเทคโนโลยีที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น) โปรดใช้ข้อมูลที่ได้รับการจัดส่งอย่างปลอดภัยเพื่อดำเนินการตั้งค่าดังต่อไปนี้: • สร้างผู้ใช้งาน Google Workspace • กำหนด Organization Unit ที่เหมาะสม • เพิ่มผู้ใช้งานเข้าสู่ Google Groups ที่เกี่ยวข้อง • กำหนดสิทธิ์การใช้งาน Google Workspace (License) ที่ถูกต้อง โปรดอย่าคัดลอกหรือจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไว้โดยตรงใน Asana card นี้ เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้โอนการ์ดนี้กลับไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล และย้ายสถานะไปที่ In Review |
โฟลเดอร์ผู้ใช้งาน Google Shared Drive
หลังจากสร้างบัญชี Google Workspace เรียบร้อยแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะประสานงานกับทีมเทคโนโลยี เพื่อจัดเตรียมโฟลเดอร์ Google Shared Drive สำหรับพนักงานใหม่
| ตำแหน่งโฟลเดอร์ | Shared Drive → Kiluth → users → firstname.lastname@kiluth.com |
| พนักงานแต่ละคนจะได้รับโฟลเดอร์ของตนเอง โดยมีการตั้งค่าดังนี้: | |
|---|---|
| 1 | พนักงานมีสิทธิ์แก้ไข (Edit access) ในโฟลเดอร์ของตนเอง |
| 2 | โฟลเดอร์สามารถมองเห็นได้โดยบุคลากรทั้งหมดภายในองค์กร Kiluth |
| 3 | ผู้ใช้งานรายอื่นจะไม่มีสิทธิ์แก้ไข เว้นแต่จะมีความจำเป็นและได้รับการกำหนดสิทธิ์เพิ่มเติม |
Google Shared Drive ใช้สำหรับไฟล์ที่จำเป็นต้องเปิดให้เข้าถึงในระดับองค์กร สำหรับไฟล์ส่วนตัวหรือไฟล์งานส่วนบุคคล พนักงานควรใช้งาน Google Drive ส่วนตัวของตนเอง
| ผลลัพธ์ |
|---|
| พนักงานมีโฟลเดอร์ Google Shared Drive พร้อมสิทธิ์การเข้าถึงที่ถูกต้อง |
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | สร้างโฟลเดอร์ผู้ใช้งาน Google Shared Drive |
| ผู้รับผิดชอบ | ทีมเทคโนโลยี |
| รายละเอียด | โปรดสร้างโฟลเดอร์ส่วนตัวสำหรับพนักงานใหม่ใน Google Shared Drive ตำแหน่งโฟลเดอร์: Shared Drive → Kiluth → users → firstname.lastname@kiluth.com ข้อกำหนด: • กำหนดสิทธิ์ให้พนักงานสามารถแก้ไข (Edit access) โฟลเดอร์ของตนเองได้ • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์สามารถมองเห็นได้โดยบุคลากรทั้งหมดภายในองค์กร • ไม่ควรกำหนดสิทธิ์แก้ไขให้ผู้ใช้งานรายอื่น เว้นแต่มีความจำเป็น เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้โอนการ์ดนี้กลับไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล และย้ายสถานะไปที่ In Review |
การเข้าถึง Asana
เมื่ออีเมลบริษัทของพนักงานเปิดใช้งานเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะประสานงานกับทีมเทคโนโลยี เพื่อเชิญพนักงานเข้าสู่ระบบ Asana ของ Kiluth โดยใช้อีเมลบริษัท
| ทีมเทคโนโลยี มีหน้าที่รับผิดชอบ: | |
|---|---|
| 1 | ส่งคำเชิญเข้าร่วม Asana workspace |
| 2 | เพิ่มพนักงานเข้าสู่ทีม หรือกลุ่มที่เหมาะสม |
| 3 | ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิ์การเข้าถึงบอร์ดและการมองเห็นข้อมูลสอดคล้องกับบทบาทของพนักงาน |
| ผลลัพธ์ |
|---|
| พนักงานสามารถเข้าใช้งาน Asana และมองเห็นบอร์ดและงานที่ได้รับมอบหมายได้ |
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | เชิญผู้ใช้งานเข้าสู่ Asana workspace |
| ผู้รับผิดชอบ | ทีมเทคโนโลยี |
| รายละเอียด | โปรดเชิญพนักงานใหม่เข้าสู่ Asana workspace ของ Kiluth โดยใช้ข้อมูลดังต่อไปนี้: • อีเมล: firstname.lastname@kiluth.com • แผนก: [แผนก] โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานถูกเพิ่มเข้าสู่ทีม หรือกลุ่มที่เหมาะสม และมีสิทธิ์การมองเห็นบอร์ดที่ถูกต้องตามบทบาทของพนักงาน เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้โอนการ์ดนี้กลับไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล และย้ายสถานะไปที่ In Review |
บัญชี Kiluth Portal (ERPNext)
หลังจากตั้งค่าบัญชี Google Workspace, Google Shared Drive และการเข้าถึง Asana เรียบร้อยแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะประสานงานกับทีมเทคโนโลยี เพื่อสร้างบัญชีผู้ใช้งานของพนักงานบน Kiluth Portal
Kiluth Portal ใช้สำหรับจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล คำร้องขอภายในองค์กร และข้อมูลพนักงาน
| ทีมเทคโนโลยีมีหน้าที่รับผิดชอบ: | |
|---|---|
| 1 | สร้างบัญชีผู้ใช้งาน (User account) |
| 2 | สร้างข้อมูลพนักงาน (Employee record) |
| 3 | เชื่อมโยงข้อมูลผู้ใช้งานและข้อมูลพนักงานเข้าด้วยกัน |
| 4 | กำหนดบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะสมตามบทบาทของพนักงาน |
เมื่อการตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว ทีมเทคโนโลยีจะส่งอีเมลสำหรับตั้งค่ารหัสผ่านใหม่ไปยังอีเมลบริษัทของพนักงานใหม่
| ผลลัพธ์ |
|---|
| พนักงานสามารถเข้าใช้งาน Kiluth Portal และดำเนินการด้านทรัพยากรบุคคลตามที่จำเป็นได้ |
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | สร้างผู้ใช้งาน Kiluth Portal |
| ผู้รับผิดชอบ | ทีมเทคโนโลยี |
| รายละเอียด | โปรดสร้างบัญชี Kiluth Portal (ERPNext) สำหรับพนักงานตามรายละเอียดด้านล่าง: ข้อมูลอ้างอิงพนักงาน • ชื่อ: [ชื่อจริง] [นามสกุล] • อีเมลบริษัท: firstname.lastname@kiluth.com • แผนก: [แผนก] ข้อมูลพนักงานทั้งหมดได้ถูกรวบรวมผ่านแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่ (New Employee Information Form) เรียบร้อยแล้ว เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีความอ่อนไหว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะจัดส่งข้อมูลพนักงานที่จำเป็นโดยใช้หนึ่งในวิธีที่ปลอดภัยดังต่อไปนี้: • ส่งข้อความโดยตรงผ่าน Google Chat (แบบส่วนตัว 1:1 หรือกลุ่มขนาดเล็ก) หรือ • ไฟล์ใน Google Drive ที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแบบจำกัด (แชร์เฉพาะสมาชิกทีมเทคโนโลยีที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น) โปรดใช้ข้อมูลที่ได้รับการจัดส่งอย่างปลอดภัยเพื่อดำเนินการดังต่อไปนี้: • สร้างบัญชีผู้ใช้งานใหม่ • สร้างข้อมูลพนักงาน (Employee record) • เชื่อมโยงข้อมูลผู้ใช้งานและข้อมูลพนักงานเข้าด้วยกัน • กำหนดบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะสม โปรดอย่าคัดลอกหรือจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไว้โดยตรงใน Asana card นี้ เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้โอนการ์ดนี้กลับไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล และย้ายสถานะไปที่ In Review |
การจัดเตรียมนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ (E-business card)
หลังจากที่อีเมลบริษัทของพนักงานถูกสร้างเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะประสานงานกับทีมเทคโนโลยี เพื่อจัดเตรียมนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานบนเว็บไซต์ Kiluth
นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ใช้เป็นโปรไฟล์ข้อมูลติดต่ออย่างเป็นทางการของพนักงาน และใช้สำหรับการติดต่อทั้งภายในและภายนอกองค์กร
| ทีมเทคโนโลยี มีหน้าที่รับผิดชอบ: | |
|---|---|
| 1 | สร้างหน้านามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงาน |
| 2 | ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อ ตำแหน่ง และอีเมลบริษัทแสดงอย่างถูกต้อง |
| 3 | เผยแพร่หน้านามบัตรอิเล็กทรอนิกส์บนเว็บไซต์ Kiluth |
เมื่อนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์พร้อมใช้งานแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะมอบหมายงาน รับนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ ให้กับพนักงานผ่าน Asana
| ผลลัพธ์ |
|---|
| พนักงานมีนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ที่พร้อมใช้งาน และสามารถใช้เป็นข้อมูลติดต่ออย่างเป็นทางการได้ |
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | สร้างนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ |
| ผู้รับผิดชอบ | ทีมเทคโนโลยี |
| รายละเอียด | โปรดสร้างนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์สำหรับพนักงานตามรายละเอียดด้านล่าง: ข้อมูลอ้างอิงพนักงาน • ชื่อ: [ชื่อจริง] [นามสกุล] • อีเมลบริษัท: firstname.lastname@kiluth.com • ตำแหน่ง / แผนก: [ตำแหน่ง / แผนก] ข้อมูลที่จำเป็นได้ถูกรวบรวมผ่านแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่ (New Employee Information Form) เรียบร้อยแล้ว เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีความอ่อนไหว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะจัดส่งรายละเอียดเพิ่มเติมโดยใช้หนึ่งในวิธีที่ปลอดภัยดังต่อไปนี้: • ส่งข้อความโดยตรงผ่าน Google Chat (แบบส่วนตัว 1:1 หรือกลุ่มขนาดเล็ก) หรือ • ไฟล์ใน Google Drive ที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแบบจำกัด (แชร์เฉพาะสมาชิกทีมเทคโนโลยีที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น) โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า: • ชื่อและตำแหน่งแสดงอย่างถูกต้อง • ใช้อีเมลบริษัทเป็นข้อมูลติดต่อ • รูปแบบหน้าและ URL เป็นไปตามมาตรฐานของ Kiluth โปรดอย่าคัดลอกหรือจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไว้โดยตรงใน Asana card นี้ เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้โอนการ์ดนี้กลับไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล และย้ายสถานะไปที่ In Review |
งานต้อนรับพนักงานใหม่ใน Asana
Asana ถูกใช้เป็นเครื่องมือสำหรับติดตามกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการต้อนรับพนักงานใหม่ที่ Kiluth
เมื่อพนักงานสามารถเข้าใช้งาน Asana ได้แล้ว และบัญชีระบบที่จำเป็นทั้งหมดถูกสร้างเรียบร้อย ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะมอบหมายงานต้อนรับพนักงานใหม่เพื่อแนะนำพนักงานในช่วงเริ่มต้นการทำงาน
| งานเหล่านี้มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้พนักงาน: | |
|---|---|
| 1 | เข้าใจแนวทางการทำงานของ Kiluth |
| 2 | คุ้นเคยกับเครื่องมือภายในองค์กร |
| 3 | ทราบแหล่งข้อมูลและช่องทางในการขอความช่วยเหลือ |
งานต้อนรับพนักงานใหม่ทั้งหมดควรถูกมอบหมายโดยใช้เทมเพลตการ์ด Asana มาตรฐานที่ระบุไว้ด้านล่าง
เริ่มกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่
การ์ดนี้ใช้เพื่อแนะนำพนักงานให้รู้จักกับ Kiluth และนำทางไปยังเอกสารแนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) อย่างเป็นทางการ
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | เริ่มกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ |
| ผู้รับผิดชอบ | พนักงานใหม่ |
| รายละเอียด | ยินดีต้อนรับสู่ Kiluth โปรดเริ่มต้นโดยการอ่านเอกสารแนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) อย่างเป็นทางการ: แนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) เอกสารฉบับนี้อธิบายแนวทางการทำงาน เครื่องมือที่ใช้ภายในองค์กร และสิ่งที่พนักงานควรทราบในช่วงเริ่มต้นการทำงานที่ Kiluth เมื่ออ่านเอกสารเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถดำเนินการงานต้อนรับพนักงานใหม่รายการอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายต่อได้ |
สำรวจการใช้งาน Kiluth Portal
มอบหมายการ์ดนี้หลังจากที่บัญชี Kiluth Portal ของพนักงานถูกสร้างเรียบร้อยแล้ว
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | สำรวจการใช้งาน Kiluth Portal |
| ผู้รับผิดชอบ | พนักงานใหม่ |
| รายละเอียด | โปรดเข้าใช้งาน Kiluth Portal ที่ลิงก์ด้านล่าง: https://portal.kiluth.com/ Kiluth Portal ใช้สำหรับแบบฟอร์มด้านทรัพยากรบุคคล คำร้องขอภายในองค์กร และการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล หากเป็นการเข้าใช้งานครั้งแรก โปรดคลิก “Forgot Password?” เพื่อกำหนดรหัสผ่านของคุณ |
สำรวจการใช้งาน Google Shared Drive
มอบหมายการ์ดนี้หลังจากที่โฟลเดอร์ Google Shared Drive ของพนักงานถูกสร้างเรียบร้อยแล้ว
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | สำรวจการใช้งาน Google Shared Drive |
| ผู้รับผิดชอบ | พนักงานใหม่ |
| รายละเอียด | โปรดสำรวจโครงสร้างของ Google Shared Drive ดังต่อไปนี้: Shared Drive → Kiluth → users พนักงานแต่ละคนจะมีโฟลเดอร์ของตนเองภายในไดเรกทอรีนี้ • คุณมีสิทธิ์แก้ไข (Edit access) ในโฟลเดอร์ของตนเอง • โฟลเดอร์ของคุณสามารถมองเห็นได้โดยบุคลากรทั้งหมดภายใน Kiluth โฟลเดอร์อื่น ๆ ภายใต้ Shared Drive → Kiluth จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว (Read-only) สำหรับผู้ใช้งานส่วนใหญ่ สำหรับไฟล์ส่วนตัวหรือไฟล์งานส่วนบุคคล โปรดใช้งาน Google Drive ส่วนตัวของคุณ |
รับนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์
มอบหมายการ์ดนี้หลังจากที่นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ (E-business card) ถูกสร้างเรียบร้อยแล้ว
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | รับนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ |
| ผู้รับผิดชอบ | พนักงานใหม่ |
| รายละเอียด | นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ของคุณสามารถเข้าดูได้ที่ลิงก์ด้านล่าง: https://www.kiluth.com/contact/firstname.lastname หน้านี้ใช้เป็นโปรไฟล์ข้อมูลติดต่ออย่างเป็นทางการของคุณบนเว็บไซต์ Kiluth หากต้องการขอเปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท์ โปรดติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล |
สำรวจการใช้งาน Google Chat และ Google Calendar
มอบหมายการ์ดนี้หลังจากที่บัญชี Google Workspace ของพนักงานเปิดใช้งานเรียบร้อยแล้ว
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| ชื่อ | สำรวจการใช้งาน Google Chat และ Google Calendar |
| ผู้รับผิดชอบ | พนักงานใหม่ |
| รายละเอียด | เครื่องมือเหล่านี้ใช้สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรและการนัดหมายงาน Google Chat: https://chat.google.com Google Calendar: https://calendar.google.com |
การประชุมต้อนรับพนักงานใหม่
เมื่อการเข้าถึงระบบทั้งหมดถูกตั้งค่าเรียบร้อย และมีการมอบหมายงานต้อนรับพนักงานใหม่ใน Asana แล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะทำการนัดหมายการประชุมต้อนรับพนักงานใหม่กับพนักงาน
การประชุมต้อนรับพนักงานใหม่นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกคุ้นเคย เข้าใจภาพรวม และรู้สึกสบายใจในช่วงวันแรก ๆ ของการทำงานที่ Kiluth
| การประชุมนี้โดยทั่วไปจะประกอบด้วย: | |
|---|---|
| 1 | การแนะนำและอธิบายเอกสารแนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) |
| 2 | ภาพรวมของการใช้งาน Asana ในการทำงานประจำวันของ Kiluth |
| 3 | การแนะนำ Kiluth Portal และกระบวนการขอใช้งานภายในองค์กรโดยสังเขป |
| 4 | แนวทางการสื่อสารพื้นฐาน (Google Chat, Calendar, Meet) |
| 5 | ช่วงเวลาสำหรับให้พนักงานซักถามข้อสงสัย |
เป้าหมายของการประชุมนี้คือ ความชัดเจน ไม่ใช่การฝึกอบรมเชิงลึก
ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับลักษณะของตำแหน่งงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล อาจเชิญสมาชิกทีมอื่น ๆ เข้าร่วมการประชุมด้วย (เช่น ผู้จัดการของพนักงาน หรือสมาชิกจากทีมเทคโนโลยี)
| ผลลัพธ์ |
|---|
| พนักงานเข้าใจว่าควรค้นหาข้อมูลจากที่ใด วิธีการใช้งานเครื่องมือหลัก และผู้ที่สามารถติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือได้ |
เทมเพลตกิจกรรมปฐมนิเทศบน Google Calendar
สร้างกิจกรรมนี้หลังจากที่บัญชีระบบทั้งหมดเปิดใช้งานเรียบร้อยแล้ว และพนักงานสามารถเข้าใช้งาน Google Calendar ได้
| เทมเพลต Google Calendar | |
|---|---|
| ชื่อกิจกรรม | การต้อนรับพนักงานใหม่ – [ชื่อพนักงาน] |
| ระยะเวลา | 60 นาที |
| รายละเอียด | ยินดีต้อนรับสู่ Kiluth การประชุมปฐมนิเทศครั้งนี้จะครอบคลุมเนื้อหาดังต่อไปนี้: • ภาพรวมของแนวทางการทำงานที่ Kiluth • การแนะนำและอธิบายเอกสารแนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) • วิธีการใช้งาน Asana ในการทำงานประจำวัน • การแนะนำ Kiluth Portal • เครื่องมือและแนวทางการสื่อสาร • ช่วงเวลาสำหรับซักถามข้อสงสัย โปรดอ่านเอกสารแนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) ก่อนเข้าร่วมการประชุม: แนวทางการเริ่มงาน (Onboarding Guideline) |
การเสร็จสิ้นกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่
กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่จะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อขั้นตอนการตั้งค่าและการส่งมอบงานที่จำเป็นทั้งหมดได้ดำเนินการเสร็จสิ้นและผ่านการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว
| ก่อนปิดกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ควรยืนยันว่า: | |
|---|---|
| 1 | แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่ได้ถูกส่งและตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว |
| 2 | บัญชี Google Workspace เปิดใช้งานเรียบร้อยแล้ว |
| 3 | โฟลเดอร์ผู้ใช้งาน Google Shared Drive ถูกสร้างพร้อมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างถูกต้อง |
| 4 | พนักงานสามารถเข้าใช้งาน Asana และเข้าถึงบอร์ดที่จำเป็นได้ |
| 5 | บัญชี Kiluth Portal เปิดใช้งานเรียบร้อยแล้ว |
| 6 | พนักงานใหม่ได้รับนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์เรียบร้อยแล้ว |
| 7 | การ์ด Asana ทั้งหมดที่เป็นงานระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคล และทีมเทคโนโลยี (HR → Technology) ถูกโอนกลับมายังฝ่ายทรัพยากรบุคคล ตรวจสอบแล้ว และย้ายสถานะไปที่ Completed |
| 8 | งานต้อนรับพนักงานใหม่สำหรับพนักงานถูกมอบหมายใน Asana เรียบร้อยแล้ว |
| 9 | การประชุมต้อนรับพนักงานใหม่ได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว |
เมื่อยืนยันว่าทุกขั้นตอนข้างต้นเสร็จสมบูรณ์แล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล สามารถย้ายการ์ด Asana ที่เกี่ยวข้องกับการต้อนรับพนักงานใหม่ที่เหลือทั้งหมดไปยังสถานะ Completed ได้
ในขั้นตอนนี้ พนักงานจะถือว่าได้รับการต้อนรับเข้าสู่องค์กรเรียบร้อยแล้ว และพร้อมเริ่มต้นการปฏิบัติงานตามปกติ
รายการตรวจสอบการต้อนรับพนักงานใหม่ (สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล)
รายการตรวจสอบนี้ใช้โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อติดตามความคืบหน้าของการต้อนรับพนักงานใหม่แต่ละราย โปรดดำเนินการตามรายการด้านล่างให้ครบถ้วนตามลำดับก่อนทำเครื่องหมายว่ากระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่เสร็จสมบูรณ์
ข้อมูลพนักงาน
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่ ถูกส่งเรียบร้อยแล้ว |
| 2 | ☐ ข้อมูลได้รับการตรวจสอบและยืนยันโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล |
การตั้งค่าระบบ
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ สร้างบัญชี Google Workspace เรียบร้อยแล้ว |
| 2 | ☐ ส่งข้อมูลการเข้าสู่ระบบ Google Workspace ไปยังอีเมลส่วนตัวเรียบร้อยแล้ว |
| 3 | ☐ สร้างโฟลเดอร์ผู้ใช้งาน Google Shared Drive เรียบร้อยแล้ว |
| 4 | ☐ ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ Shared Drive เรียบร้อยแล้ว |
| 5 | ☐ สร้างสิทธิ์การเข้าถึง Asana เรียบร้อยแล้ว |
| 6 | ☐ สร้างบัญชี Kiluth Portal (ERPNext) เรียบร้อยแล้ว |
| 7 | ☐ สร้างนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์เรียบร้อยแล้ว |
งานใน Asana
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ สร้างการ์ด Asana สำหรับงานระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคล → ทีมเทคโนโลยี เรียบร้อยแล้ว |
| 2 | ☐ การ์ดของทีม IT ทั้งหมดถูกโอนกลับมายังฝ่ายทรัพยากรบุคคล และย้ายสถานะไปที่ In Review เรียบร้อยแล้ว |
| 3 | ☐ การ์ดของทีม IT ทั้งหมดได้รับการตรวจสอบและย้ายสถานะไปที่ Completed เรียบร้อยแล้ว |
| 4 | ☐ การ์ดงานต้อนรับพนักงานใหม่ถูกมอบหมายใน Asana เรียบร้อยแล้ว |
การประชุมต้อนรับพนักงานใหม่
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ นัดหมายการประชุมต้อนรับพนักงานใหม่เรียบร้อยแล้ว |
| 2 | ☐ การประชุมต้อนรับพนักงานใหม่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว |
การเสร็จสิ้น
| รายการตรวจสอบ | |
|---|---|
| 1 | ☐ ขั้นตอนการต้อนรับพนักงานใหม่ทั้งหมดดำเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว |
| 2 | ☐ กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นใน Asana เรียบร้อยแล้ว |