แนวทางการทำสัญญาและคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน (Change Order)
แผนก
สารบัญ
วัตถุประสงค์
แนวทางนี้กำหนดวิธีที่ Kiluth จัดทำ/ทบทวนสัญญาและจัดการ change orders เพื่อให้ทีมสามารถเคลื่อนไหวได้อย่างรวดเร็วโดยไม่สูญเสียความชัดเจน หลักฐาน หรือการจัดแนวตามสัญญา
| ผลลัพธ์ |
|---|
| เอกสารที่ลงนามแล้วถูกสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ เก็บไว้ลิงก์ได้ และอ้างอิงอย่างถูกต้องจาก Asana |
ขอบเขต
แนวทางนี้ครอบคลุม:
| # | รวมอยู่ด้วย |
|---|---|
| 1 | Workflow การจัดทำ/ทบทวนสัญญาหลังการยอมรับข้อเสนอ |
| 2 | Workflow การลงนามและความคาดหวังในการจัดเก็บ/ลิงก์ |
| 3 | Workflow change order หลัง kickoff (การเปลี่ยนแปลงขอบเขตต้องใช้เอกสารที่ลงนามเสมอ) |
แนวทางนี้ไม่ได้กำหนดกลยุทธ์การกำหนดราคาหรือการดำเนินการส่งมอบ สิ่งเหล่านั้นอยู่ในเอกสาร Account Management และ Delivery
คำจำกัดความ
| คำศัพท์ | คำจำกัดความ |
|---|---|
| Contract set | เอกสารที่จำเป็นเพื่อเริ่มงาน (เช่น MSA + SOW + terms ตามที่ใช้ได้) |
| Sign-off proof | หลักฐานการอนุมัติ/ยอมรับ ลิงก์จาก Asana เป็น หลักฐานการ sign off: [ลิงก์] |
| Contract-related decisions | ขอบเขต ราคา ไทม์ไลน์ เงื่อนไขการชำระเงิน milestone เกณฑ์การยอมรับ/DoD การขอเปลี่ยนแปลง |
| Change order | เอกสารที่ลงนามแล้วซึ่งแก้ไขขอบเขต/เงื่อนไขสัญญาที่ตกลงกันแล้วหลัง kickoff |
Operating Model
| # | Operating Model |
|---|---|
| 1 | Asana คือระบบหลัก (system of record) สำหรับการติดตามงาน การอนุมัติ และการส่งต่องาน |
| 2 | ใช้จุดตรวจสอบและจุดตัดสินใจ: ไม่ไปขั้นถัดไปจนกว่าขั้นก่อนจะ “เสร็จ”, และกรณีแตกแขนงต้องระบุให้ชัดเจน |
| 3 | ลำดับการส่งต่องาน (handoff order): เอกสาร upstream กำหนดสิ่งที่ต้องส่งมอบ/เกณฑ์จบขั้น; เอกสาร downstream กำหนดวิธีทำงานหลังรับมอบ |
บทบาทและความรับผิดชอบ
| บทบาท | ความรับผิดชอบ |
|---|---|
| Sales | ริเริ่มงาน Legal ให้บริบทดีล ส่งเอกสารเพื่อลงนาม ติดตามความสมบูรณ์ของการลงนาม |
| Account Executive (AE) | ประสานงานการจัดแนวกับลูกค้าเมื่อจำเป็น; เป็นเจ้าของ approval chain ของการขอเปลี่ยนแปลงแบบ case-by-case; สร้างงาน Change Request ใน Asana |
| Legal | จัดทำ/ทบทวน contract set และ change orders; ตรวจสอบเงื่อนไขสัญญาและการลงนาม |
| Finance | ยืนยันการรับมัดจำ (source of truth) ก่อน activation/kickoff |
| Business Executive | อนุมัติความมุ่งมั่นเชิงพาณิชย์ (ตามที่กำหนดในเอกสาร Account Management) เมื่อต้องการการขยาย |
ขั้นตอนการทำงานแบบทีละขั้น: การทำสัญญา (Pre-kickoff)
ลำดับเริ่มต้น (จัดแนวกับ Account Management): ดู แนวทางการออกใบแจ้งหนี้และการรับชำระเงิน สำหรับการออก invoice และการบันทึกการยืนยันมัดจำ
| # | ขั้นตอน | เจ้าของ |
|---|---|---|
| 1 | ลูกค้ายอมรับข้อเสนอสุดท้าย; Sales บันทึกการตัดสินใจใน Asana | Sales |
| 2 | Sales สร้างงานสัญญา Legal โดยใช้เทมเพลตด้านล่างและมอบหมายให้ Legal | Sales |
| 3 | Legal จัดทำ/ทบทวน contract set และส่งกลับลิงก์เวอร์ชันที่อนุมัติแล้ว | Legal |
| 4 | Sales ส่ง contract set เพื่อให้ลูกค้าลงนามและติดตามความสมบูรณ์ | Sales |
| 5 | สัญญาที่ลงนามแล้วถูกเก็บไว้และลิงก์ได้; เพิ่มลิงก์ใน Asana | Sales (ตำแหน่งการจัดเก็บตัดสินใจโดย AE) |
| 6 | Sales ประสานงานกับ Finance เพื่อออก invoice มัดจำตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน | Sales + Finance |
| 7 | Finance ยืนยันมัดจำ; Sales บันทึกการยืนยันใน Asana ผ่าน comment (@mention Finance หรือ Finance reply) | Finance + Sales |
| 8 | ดำเนินการต่อ Project Activation Setup เฉพาะเมื่อสัญญาลงนามแล้ว + มัดจำยืนยันแล้ว | Sales |
Checkpoint: ดำเนินการต่อเฉพาะเมื่อสิ่งเหล่านี้เป็นจริง:
| # | เกณฑ์จบขั้น |
|---|---|
| 1 | ลิงก์สัญญาที่ลงนามแล้วมีอยู่ใน Asana |
| 2 | การยืนยันมัดจำมองเห็นได้ใน comment ของ Asana (พร้อมวันที่) |
ขั้นตอนการทำงานแบบทีละขั้น: Change Order (Post-kickoff)
กฎ: หากลูกค้าขอการเปลี่ยนแปลงขอบเขตหลัง kickoff:
| # | กฎ: หากลูกค้าขอการเปลี่ยนแปลงขอบเขตหลัง kickoff: |
|---|---|
| 1 | ต้องใช้ เอกสารที่ลงนาม เสมอ (change order / SOW ที่อัปเดต) (ไม่ใช่แค่อีเมล) |
| 2 | Approval chain เป็น case-by-case ตัดสินใจโดย AE และต้องเอกสารอย่างชัดเจนใน Asana |
| 3 | AE สร้างงาน Change Request ใน Asana และลิงก์เอกสารที่ลงนามแล้ว (เนื้อหางานเป็น case-by-case; แนะนำ: สรุปสั้น ๆ + ผลกระทบ) |
Flow:
| # | ขั้นตอน | เจ้าของ |
|---|---|---|
| 1 | การขอเปลี่ยนแปลงถูกจับในงาน Change Request ใน Asana | AE |
| 2 | PM + AE จัดแนวผลกระทบการส่งมอบ (ขอบเขต/ไทม์ไลน์/milestone) | PM + AE |
| 3 | Legal จัดทำ/ทบทวน change order / SOW ที่อัปเดต | Legal |
| 4 | ลูกค้าลงนาม change order / SOW ที่อัปเดต | Sales (พร้อมการสนับสนุนจาก AE หากจำเป็น) |
| 5 | ลิงก์ change order ที่ลงนามแล้วถูกเพิ่มในงาน Change Request | AE |
| 6 | การส่งมอบดำเนินการต่อเฉพาะเมื่อ change order ที่ลงนามแล้วมีอยู่และการอนุมัติถูกเอกสารแล้ว | PM |
เทมเพลต Asana
เทมเพลตการ์ด Asana: จัดทำ/ทบทวน contract set
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| Title | Draft/review contract set – [Client Name] – [Project Title] |
| Assignee | Legal |
| Description | กรุณาจัดทำ/ทบทวน contract set สำหรับดีลนี้ References • Project/deal context: [Link] • Final proposal: [Link] Commercial summary (facts) • Fixed price: [Amount] • Project timeline (final): [Dates/summary] • Payment terms: [Deposit + milestones + final] • Acceptance criteria reference: [Link/section] Output • Approved contract set link: [Link] ดำเนินการต่อเมื่อเวอร์ชันที่อนุมัติแล้วลิงก์ได้และพร้อมส่งเพื่อลงนาม |
เทมเพลตการ์ด Asana: Change order / updated SOW
| เทมเพลตการ์ด Asana | |
|---|---|
| Title | Change order / updated SOW – [Client Name] – [Project Title] |
| Assignee | Legal |
| Description | กรุณาจัดทำ/ทบทวน change order / SOW ที่อัปเดตสำหรับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตที่อนุมัติแล้ว References • Change Request task: [Link] • Signed brief / current SOW: [Link] Change summary (facts) • What changed: [Short] • Commercial impact (if any): [Price / timeline / milestones] Output • Signed document required: yes • Draft link: [Link] |
เช็กลิสต์ (แผนกกฎหมายใช้)
การทำสัญญา
| # | เช็กลิสต์ |
|---|---|
| 1 | ☐ Contract set จัดทำ/ทบทวนแล้วและลิงก์ได้ |
| 2 | ☐ การอ้างอิงเกณฑ์การยอมรับชัดเจน (ลิงก์) |
| 3 | ☐ ลิงก์สัญญาที่ลงนามแล้วมีอยู่ใน Asana |
Change order
| # | เช็กลิสต์ |
|---|---|
| 1 | ☐ Change order / SOW ที่อัปเดต จัดทำ/ทบทวนแล้ว |
| 2 | ☐ ลิงก์ change order ที่ลงนามแล้วมีอยู่ในงาน Change Request |
| 3 | ☐ การส่งมอบถูก unblock เฉพาะเมื่อ change order ที่ลงนามแล้วมีอยู่ |